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浅谈人事档案材料的收集与整理

发布人: 谜语网 发布时间:2015-10-03 字体: | | 打印文章

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在新的形势下,档案材料的收集与整理工作是否齐全规范有效,这将直接影响着人事档案的质量。

1人事档案材料收集中存在的突出问题

1.1人档分离。随着社会的发展,特别是随着人才资源配置市场化,弃档不用的人员越来越多。一些单位对档案管理不够重视,人档分离情况愈加严重。

2人事档案材料收集

2.1主动收集。作为档案员,应密切注意单位人事档案材料产生的信息,主动争得各部门(单位)的工作配合,对应收集归档的材料要做到应收尽收、及时归档。建立一定的上交制度,避免材料形成时间过长,未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。

2.2重点收集。新时期人事档案材料收集的重点主要有:廉政材料、业绩材料、诚信材料,反映管理水平、工作能力、个性特征、道德操守、生活作风、心理素质、身体状况等方面的材料。人事档案材料收集归档工作,要本着实事求是的原则,另外在干部人事档案里还应增加个人信用方面的内容,使干部人事档案不再“千人一面”,实际工作中,要着重收集反映干部思想政治、工作实绩、品德作风、业务能力、学识水平等材料充实档案,成为用人单位广纳贤才的依据。

2.3追踪收集与经常收集。档案管理人员工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。要经常关注单位个人基本信息,经常对档案进行清查,随时掌握所有人员的变化情况。对新进入单位人员,要认真审查档案材料,将缺少的材料进行认真登记,并下发《催交材料通知书》,限定时间,要求相关单位将所缺材料按工作制度及时补交,避免时间过长或人员流动造成档案材料无法收集归档。

3整理档案材料

3.1材料鉴定。材料形成要规范准确,真实有效。凡需组织审查盖章或个人签字的,一定要盖章或签字后方可归档。内容不实,字迹不清,不能反映干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料,不能归入档案;如收集时发现未盖章或签字的,应及时与归档单位或个人取得联系完善手续。

3.2技术加工,分类准确,编排有序。高标准对档案材料进行技术加工,严把技术质量关。对小于档案规格的干部人事档案材料,要进行加边或包边,切实做到整齐划一,归档材料左边应留出2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。加边后的档案材料上、下、左、右边沿要和本卷其他材料相等。特别情况,例如对折皱、破损的材料进行裱糊。如内容太多可折叠后贴在备用纸上,做到裁剪仔细,装订整齐。通过以上整理,使每卷档案达到完整、精练、真实、条理、方便利用,对应归档的材料,要进行逐份登记归档。对不属于归档的材料,应分别情况予以处理。属于销毁的材料,必须登记造册,由主管负责人审查批准签字,统一进行销毁,任何单位和个人不得擅自销毁干部人事档案材料。

3.3及时、准确做好目录,录入计算机。要随时有效地保存有效档案。对于常规产生的档案材料,做好编排有序、分类准确、目录清楚、装订整齐。通过规范有效整理,每卷档案应达到完整、真实、实用。

4档案员的职业素养

4.1人事档案工作政策性强,档案人员要有较高的思想政治素养、用科学发展观来指引自己的工作,要作风正派、脚踏实地、责任心强。

4.2档案管理工作人员要不断学习人事工作方面的新政策、新知识,熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理等知识和技能。要经常与档案材料形成部门联系,开展好档案材料收集工作。要有较好的协调能力、沟通能力,具有极强的工作责任心,保证工作顺利开展。必须掌握现代化管理技术,能熟练操作计算机并合理运用于实际工作中。

4.3人事档案工作的保密性强,档案管理人员要切实加强自身职业道德的修养。遵守干部人事档案工作有关法律规定,在整理工作中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。要切实做好防火和安全保密工作,加强对档案材料的管理。不得擅自处理或销毁档案材料。对按规定剔除的档案材料,须进行登记,经主管领导审查批准后区别情况予以处理。做好人事档案借阅、借出、接转记录和整理档案记录。认真恪守职责及人事档案管理相关规定。



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