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由于国家机构产生的档案与社会组织产生的档案对国家与社会的作用有所不同，因此，对其产生的档案及档案工作的监管程度自当有所区别。
档案行政管理部门对社会组织产生的对国家与社会有保存价值的档案及其档案工作的监管，主要应当限定在法律法规所规定的义务性、禁止性条款上。对其在档案事务上是否履行了其应尽的义务，是否有违反禁止性条款的行为发生进行监督。并对其认真履行义务的行为进行褒奖，对其违反禁止性条款的行为进行处罚。而对法律法规上的那些引导性、诱导性条款，不做硬性要求，更不能作为监管标准和处罚依据。只要其不违反禁止性条款的规定，履行了义务，具体如何实施对档案及档案工作的管理，则是其自己的事情，档案行政管理部门无需监管，也无权监管。
档案行政管理部门对国家机构产生的对国家与社会有保存价值的档案及其档案工作的监管，应当包括法律法规所规定的全部义务性、禁止性、引导性和诱导性条款，以及档案行政管理部门制定的规范性文件。
对两者需要区别监管，就在于：一是国家机构产生的档案不仅对当地社会具有保管利用价值，对国家也具有保管利用价值;而社会组织产生的档案更多是对当地社会具有保管利用价值;二是国家机构具备完善的档案管理体制和条件，而社会组织大多不具备或不完全具备这样的条件;三是国家机构的档案工作和档案管理所需经费是由公共财政负担的，而社会组织的档案工作和档案管理所需经费则是由其自行负担的。因此，对国家机构产生的档案及档案工作的监管要严于对社会组织产生的档案及档案工作的监管，这既合情也合理。
对于社会组织产生的档案及档案工作的监管，那种套用对国家机构产生的档案及档案工作的监管方法，表面看似积极作为，其实质既有越权之嫌，也是懒政行为。
对社会组织产生的档案及档案工作的监管应当依法进行，这种管理是一种底线管理;而对国家机构产生的档案及档案工作的监管则既要依法也要依规，还要依规范性文件进行，是一种相对高标准的管理。
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