油田档案利用情况及规律问题调研

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档案工作的最终目的就是通过提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。要搞好利用工作，必须熟悉服务对象，了解他们对档案的要求，只有知己知彼，方能百战不殆。也就是说，搞好对利用者的调查研究，做到有的放矢，才能使档案工作变被动为主动，变单一服务为多项服务，真正使档案信息达到资源共享。随着市场经济的发展，企业改革的不断深入和计算机网络的兴起，作为国有大型企业的xx油田将面临着一些新的机遇和挑战，同时也为我们企业档案工作开辟了一些新的领域，但由于受环境、资金、人员等储多因素的影响档案的利用工作一直处于低潮，再加上传统的蹲班守摊式的档案利用方式，在客观上，使利用工作往往陷入一种被动的局面，这就使得我们档案利用工作已远远不能适应现代企业发展的要求。为此，2006年3月xx油田xx档案管理室课题组，选定了“十五”期间xx油田档案利用情况及其有关规律问题的研究》课题，开展调查研究，2006年7月经河南省档案局，河南省档案学会批准，该课题被列入“河南省2006年重点调研课题。一、课题调研情况

1、问卷调查状况

这次调查共涉及15个问题，对这些问题的答卷情况，我们进行了总结汇总，情况如下：

⑴、在此期间您去过档案馆吗？对此有75％的被调查者去过，8％的人没有去过；17％的人交了白卷。

⑵、您去档案馆的目的是什么？97.2％的人是去查档案；2.8％的人是出于好奇跟别人去的。⑷、您对档案馆的借阅环境怎么看？78.2％的人认为还可以；10.3％

的人认为一般；6.2％的人认为太原始；5.3％的人认为应该实行开放式。

⑸、您对档案馆的服务水平和态度如何评价？80.4％的人认为好；9.1％的人认为还可以；6.9％的人认为一般；3.6％的人认为差。

⑹、您对办理查档手续怎么理解？76.4％的人认为应该；22.2％的人认为手续太繁琐；1.4％的人认为没必要。

⑺、您对档案馆为您提供档案的方式满意吗？29％的人认为还比较满意；27％的人认为太落后；4％的人表示不满意；30％的人认为应直接利用计算机借阅；10％的人认为应变革利用方式。

⑻、您会使用检索工具查阅档案吗？36.8％的人表示会使用；12.6％

的人表示知道一点；50.6％的人表示不会。

⑼、您认为与图书馆相比那种检索工具更直观？47.9％的人认为图书馆的直观；28.8％的人认为档案馆的直观；还有23.3％的人认为网上利用更直观。

⑽、你是否查到您所需要的全部信息？有44.6％的人表示查到了全部信息；45.9％的人只查到部分信息；9.5％的人根本没有查到。(12)、当您在查找档案遇到问题时，您终止查找档案的原因何在？有46.3％的人因资料不全而放弃；9.2％的人因找不到而放弃；3.8％的人认为时间太长；12.1％的人因检索不直观困难而放弃；24.6％的人因手续繁琐而放弃；4％的人因服务态度不好而放弃。(14)、从您的角度出发，您认为“十五”期间档案利用工作存在什么问题？其中有5.4％的人认为太落后；2.7％的人认为过于分散；15.6％的人认为不够开放；23.8％的人认为服务范围太窄；24.7％的人认为手续过于繁琐；还有27.8％的人认为没有实现自动化管理。

2、从网上调查和座谈情况来看：

有69％的人去过档案馆，知道一些档案工作方面的情况；24％的人认为所谓的档案就是人事档案，不知道还有文书、财会、科技等其它门类的档案；还有7％的人根本不知道档案馆这个机构，认为个人档案一般有劳资部门掌管，更不会想到利用档案。

在调查中有43％的人认为档案馆是一个纯粹的保密机构；20％的人认为档案馆只在于保管和收集整理档案，不存在利用；还有18％的人认为档案与自己没多大关系；只有19％的人认为档案在科研、生产和日常生活中作用巨大，应该得到重视。

二、“十五”期间利用工作相关规律及存在的问题

1、相关规律

“十五”期间已实行专业化管理的xx档案馆在人员结构和技术含量上已向前迈进了一大步，档案利用工作已步入良性化发展轨道，为了更好的服务于企业，档案馆在定期了解企业的发展及对档案的需求，实行了跟踪服务、超前服务和全方位服务，并在每年年底开展档案学术研讨会，及时总结经验。同时，从二OO四年到二ＯＯ五年开展了“创新、创效”活动，创新即进一步解放思想，更新观念，找破传统的管理模式和方法，运用新的经验开发新技术，采用新的手段，开创新的局面。创效就是通过各种拓展档案工作新的领域，是档案开发利用工作向广度和深度进军，创造更加显著的经济效益。其次，为了扩大档案利用群体，增加档案工作的开放性，档案馆还利用节假日举办各种展览、讲座，加大编研成果的出版力度，增加了公众对档案的了解程度。因此，从“十五”期间档案情况统计报表中可以看出：“十五”期间利用档案资料的卷次基本上是呈逐年上升趋势，说明档案利用越来越受到人们的重视，但由于服务范围不大，用户比较固定。在二OO五年借阅人次出现了较大的变化，据调查证实是由于企业在进行重组改制过程中搞清产核资，查阅了大量的会计档案所致。在此期间，我们档案部门调动了大量的人力物力，深入到企业内部，了解企业重组改制过程中对档案的需求，做到有目的、有准备，使企业档案发挥了充分的作用。

从利用者结构来看，利用最多的第一是生产单位占46.5％，这说明企业档案利用的主体是生产单位，他们是企业经济建设的主体，他们利用档案的人次和卷次是呈逐年上升的趋势，说明档案在企业的发展和经济建设过程中，变的越来越重要。随着市场经济的发展，企业在生产经营过程中需要大量的经济信息，企业档案馆应面向社会与各种信息机构、科研院所、政府部门建立广泛的联系，根据企业和市场的需求，结合本馆的特点，有计划、有目的地搜集符合企业产业特点的市场信息，提供给企业，同时，在企业生产经营中，利用馆藏的科技档案信息为企业融入外资、技术引进、设备更新等经营活动创造条件。第二是科研院所，占28.9％。油气田勘探开发就是通过研究地层构造寻找油气藏，因此科研是企业发展与生存的必要条件。他们利用档案的人次和卷次仅次于生产单位，但由于受领导重视程度，承接项目的多少和企业发展状况的影响，用于学术研究的档案卷次和人次呈现了高低不平的趋势。这就要求我们档案部门有选择的介入到若干重点科研项目中去，以档案信息员或课题组成员的身份参与某些科研活动的全过程。首先通过对企业科技档案信息的熟悉、整理，协助选定科技含量和获准率都比较高的立项选题。其次，严密跟踪与科研科题相关的国内外发展与动态信息，及时向科研人员提供准确、新颖的档案信息，以保证研究方面的准确，最后可以通过对相关课题的调研、对比、分析项目的应用技术、方法和相关数据、指标等，为研究成果的科学鉴定、申报奖励提供依据，充分发挥档案信息的作用。第三是机关处室占16.6％，他们是企业决策者，作为一个企业要在市场站稳脚根，要向前发展首先要取决于企业领导的决策是否正确，而信息是决策之本，因此，他们对档案的利用虽然低于生产单位和科研院所，但也是我们档案工作服务的主要对象。最后是个人，仅占所占份额8％，这说明企业档案对公民的影响力是比较微弱的，因此企业档案馆在为社会公民提供服务方面还需要深化，从他们的利用原因上看，他们多数是为职称评定、分房、调动等因素索取档案证明崐材料，同时从统计报表可以看出，个人利用档案的份额虽少，却有呈逐年上升的趋势，说明档案馆在社会公众的心目中，已经逐渐得到重视，这就需要我们进一步加大宣传力度，努力提高公民利用档案的积极性。

2、存在的问题

通过调研我们发现“十五”期间xx油田档案利用工作主要存在以下几个方面的问题，影响了档案利用工作的质量和效率。

(1)、思想意识松懈，工作缺乏主动性

长期以来，企业档案馆的作用没有被人们充分认识，在相当一部分人的眼里，档案馆只是一个保管档案的单位，有没有并不重要，档案人员的工作又比较乏味、辛苦，社会地位较低，得不到人们的尊重。加上住房和其它福利待遇差、经济收入少、生活清贫等原因，使他们的心里产生了失落感和自卑感。同时，由于过去一直实行的计划经济体制，职工端的是“铁饭碗”，吃的是“大锅饭”，干好干坏一个样，竞争体制难以引入，工作不求有功但求无过，深层次的业务工作得不到开展，档案馆的职能得不到正常发挥。档案馆的工作仍然停留在借借还还的“蹲班守摊”的状态，被动的等客上门。有些档案人员对利用者不是一问三不知，就是爱理不理，缺乏热情感。有的干脆当一天和尚撞一天钟，得过且过，不思进取，无论是从思想上和意识形态中都没有树立正确的为用户服务的观念，也就更谈不上为用户提供主动服务了。

(2)、档案宣传工作相对滞后，导致档案的社会意识差。

企业档案工作就象是深山里的奇葩，艳丽夺目却鲜为人知，尽管我们的档案工作人员为此长年伏案、日夜辛劳，而那蕴含着丰富馆藏的企业档案，却“养在深闺”人未识，这都与多年来档案馆封闭保守的模式和坚守门户的观念有关，从调查结果可以看出，有相当一部分人对档案的认识模糊，有的甚至不知道档案能被利用，也不知道档案能对普通公民开放，这都是档案宣传未能及时跟上的结果。同时，在查阅档案时，为了维护企业档案的安全，用户不仅要受到单位证明和领导签字的制约，而且利用的范围也受到一定的限制。因而在公众的心目中，形成了档案馆是一个披着神秘面纱不能随意介入的单位，而档案部门并没有针对长期以来形成的档案社会意识差这种状况进行宣传工作，依然闭门等客，应开放的档案不能很好的开发，使档案的社会意识未能得到转变，更谈不上全方位为社会服务。

(3)、利用形式过于陈旧落后。

此次调查表明，有27％的人对我们为其提供档案的方式认为落后，4％的人直接不满，3％的人认为应该利用现代化设备查阅。这说明传统的“蹲班守摊”式的档案利用方式已不能适应现代企业的发展和人们的需求。目前，xx油田少数档案室仍停留在你来找我给查，你来问我回答的“守摊”状态，仍处于被动的等客上门。还有一些档案室虽然已实行了网络化管理，但由于受软件、设备、人员、环境等诸多因素的影响，并没有充分利用现代化工具，开发档案信息，对于提高工作效率和工作质量没有产生多大实效，很多工作仍停留在手工操作阶段包括利用，在实际应用中计算机充当了打字机，更谈不上计算机查阅或网上利用。

(4)、反馈机制不够健全。

由于过去用户对档案的需求比较单一，仅限于工作查考或编史修志等，因而我们很少去了解或研究企业用户的需求趋向，对档案利用效果评价更是漠不关心，甚至出现了用户通过熟人引见来利用档案的情形，从“十五”期间xx档案利用效果反馈卡可以看出，利用实例缺乏力度，不能真实反映档案利用的实际效果，利用实例主观臆造与实际工作脱节，起不到利用反馈的效果，究其原因，主要是对档案利用信息反馈缺乏足够的认识，目标不明确，因而主动收集、反馈信息的积极性不高，对档案利用实例挖掘不深，控制不利，没有严格的规章制度的制约。其次，利用者对档案利用效果登记不重视，怕麻烦、敷衍了事也是主要原因之一。

(5)、馆藏信息与企业发展不相适应。

由于受传统的档案管理模式的影响，xx油田档案馆管理的只是企业过去各项活动中形成的档案，是一种相对滞后、零散、不全面的信息，一般以文书档案、财会、油气田勘探开发档案较多，科研、设备、声像等档案所占比例很少，有的甚至没有，一些基层档案室连文书、财会、油气田勘探开发也不完整，科技档案和一些反映企业发展的历史档案较为缺乏，已无法满足企业用户的需求。调查结果表明，在“十五”期间有46.3％的人因馆藏不全而被迫终止利用，9.2％的人找不到自己所需的档案，这个数据是惊人的，这说明我们的馆藏档案没有针对企业的发展和用户的需求去收集，具有很大的盲目性。同时由于资金、环境等因素的影响，使该进馆的档案不能进馆，因收集的档案无法收回。再加上检索手段落后，设备配置不合理，已不能适应现代形势的发展，在为企业的科技、生产和经济建设提供档案信息方面显得既被动又力不从心，严重的制约了企业档案的利用工作。

(6)、软硬件设施跟不上利用工作的要求。

三、提高今后档案利用工作质量的措施和方法。

针对“十五”期间xx油田档案利用工作存在的问题及相关规律，调研小组成员认为，应从以下几个方面加以改进。

1、加强企业档案管理人员的职业道德建设，增强利用工作的主动性。

2、加大宣传力度，提高档案工作在社会中的知名度。

4、建立健全档案利用信息反馈机制，做到有的放矢。

建立健全档案信息反馈机制，对于我们及时准确了解用户的需求，及时分析档案利用工作的问题，客观分析档案利用规律，避免档案工作的盲目性有十分重要的意义，因此我们做了以下几点工作：

(1)、成立档案利用信息反馈协作组，该组以档案馆馆长为核心，成员有档案馆各各部门负责人，企业主管档案的领导、兼职档案员组成。他们的任务是：①定期收集与企业有关的政策法规信息、市场信息，用户利用效果、数据，研究并撰写利用需求分析报告，为档案利用决策提供咨询信息。②建立档案利用信息反馈卡，做好档案利用信息的收集、汇总分析输出工作。③设立档案利用反馈意见箱，定期收集用户关于利用问题意见和建议。④调查处理档案利用过程中的一些棘手问题。

(2)、定期召开档案利用信息反馈座谈会，及时听取利用单位对档案馆及档案利用工作的发展方向和服务工作的改进等方面的意见。集中讨论和研究利用工作中存在的问题并及时纠正，更好的为用户服务。

(3)、设立档案利用信息反馈员制度。档案馆由于与企业主管部门进行协商聘任企业各个部门的兼职档案员或办公室人员为信息反馈员，直接倾听和搜集企业对档案部门的呼声和要求，对于及时反馈的信息，并对档案工作提出合理化建议的人除在全油田通报表扬外，还应给予一定的物质奖励。

5、加强馆内档案收集工作，丰富馆藏。

在调查中有46.3％的人因资料不全而放弃查阅，因此在问到对档案馆今后的工作有何建议时，有14.6％的人认为应丰富馆藏，为此，作为企业档案馆除按规定正常接收机关团体的档案，还要经常不断地运用电视、通信、公告、发文件、登门寻求等手段，将那些散存在社会及个人手中有保存参考价值，对企业发展有推动促进作用的档案、信息、资料及时收集进馆，纳入档案管理的范围内。与此同时，我们还要针对本油田企业发展的实际情况，采用广泛收集与重点收集相结合，单位出面与实地收取相结合，有偿征集与自愿捐赠相结合的方法，千方百计的收集各种门类和载体中有价值的档案资料，尤其是收集与企业科研、生产有关的科学技术、研究成果、经济信息等。其次，也要主重收集油田所在区域特色的风土人情，生态资源，经济建设、发展历史、民间艺术等方面的档案资料进馆。同时，档案馆还要扩大收集档案内容的范围，如名人档案、历史档案、口述档案等，将由以保管企业档案为主的档案管理工作，逐步发展到多元化、多门类、多载体的其它档案的共同体，为拓宽利用范围打下坚实的基础，更好的为广大用户服务。

6、努力提高档案管理人员的业务素质，适应现代企业发展的要求。

7、加强硬件建设，优化馆内设施。

现代化的管理除了需要具有高素质的管理人员以外，还需要配置现代化的设备，而配置现代化的设备则需要大量的资金投入，为此，馆领导通过向上级领导请求汇报，重要活动请主管部门的领导参加或视察等方式，让领导了解企业档案工作对企业发展的意义、工作成绩、现状和困难，得到了领导的重视，在企业经济除于爬坡、经费严重超支的情况下，为档案馆拔专款添置了计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录仪、空调、吸尘器等，并对破损库房进行了修整和更新了设备，加强了硬件设施的建设，目前，xx处有90％的档案室配备了计算机，95％的库房配备了空调，55％的档案室实行了计算机管理，还有40％上了局网。但这还不够，随着企业发展，计算机的更新换代、库房设施的老化，我们还要进一步的加大投入，更新设备优化设施，还要建立我们自己的档案信息网，使用户足不出户，就能进行档案咨询查阅、利用，实现真正意义上的现代化服务。

8、增加档案工作的透明度，营造一个开放、舒适的休闲环境。

增加档案工作的透明度，就是让用户了解和认识档案工作，消除他们的陌生性和神秘性，这就需要我们从封闭走向开放，从被动转向主动，拓宽利用渠道，改变利用方式，为用户提供全方位服务。同时利用环境也是让用户了解和认识档案馆的一个重要窗口，良好的利用环境，带给用户的不仅是身心的愉悦，而且还会对他们产生巨大的吸引力，使他们把档案馆作为一个休闲的好去处。尤其是随着节假日的增加和双休日的出现，供人们支配的闲瑕时间多了起来，做为文化信息中心的档案馆，应转变服务观念，为用户营造一个开放、舒适、休闲的好环境。具体做法是：⑴树立开放意识，即根据用户的需求和开放范围，简化手续实行目录开放、开架阅览，同时利用各种形式宣传开放档案目录，介绍馆藏、介绍利用档案的常识，做到适时公布、及时开放，确保开放档案信息的畅通。⑵推出教授与你谈、博士与你讲系列讲座，开展档案利用知识教育，宣传档案馆的职能、作用，加强档案的社会意识。⑶根据不同年龄层次用户的需求，举办档案实体展，开展家庭档案建立管理讲座，以此来增加档案馆对公众的吸引力。⑷可在馆内搞一些具有文化品味的宣传橱窗、娱乐设施、茶室和书店，营造出一个具有企业档案馆特色的文化氛围。⑸是调整作息时间方便公众，了解公众的需求，千方百计的调动公众利用档案的积极性使档案馆与图书馆、博物馆一样成为公众休闲的好去处。

9、根据企业需要加强编研工作。

编研成果是档案馆为企业和社会提供服务的一种有效手段，企业档案编研是企业各项管理中形成的真实记录，它是企业档案管理过程的“衍生物”，既是企业管理的助手和工具，又是企业实行自我监督检验管理成效的重要依据，企业档案编研作为企业管理工作的一个重要组成部分，它的加强就意味着对企业管理工作的加强，加强企业档案编研工作，就是促进企业管理提高产品质量产生更大的经济效益。加强企业编研工作，应根据企业的需求有的放矢，因此，⑴编研工作要适应企业在市场竞争中的需求，要特别注意市场发展的动向，紧跟企业生产经营以及发展的热点，搞一些适合企业的现状的编研材料，以简介汇编、数据分析、简讯、图表等多种形式出现，以满足企业及社会多角度、全方位对档案利用的需求，为领导决策提供智力支撑。⑵企业档案编研工作应符合企业发展的要求，过去企业档案编研处于闭门造车，自编自研的状态，这样编出来的成果对企业缺乏实用性。因此，为了使企业档案编研工作更适合企业的实际要求，档案管理人员要与有关业务部门的专业人员一起共同选题、共同编研、共同出成果，这样的编研成果它的选题更具有专业性和适用性，更符合科研生产的需要。⑶应开展多种形式、多种载体的档案编研。在企业档案编研过程中，要充分认识到编研工作是档案利用工作的一部分。在做好平时借阅、利用的同时，应根据企业建设与发展，结合本单位实际，了解他们对档案利用的需求，深入研究和开发企业档案信息资源，充分利用各级档案部门的设施，联合编研为企业提供主动服务。⑷企业档案编研要“去粗取精”。企业档案要编研成果从数量上看已很可观，但从整体效果看仍比较薄弱，编研成果结构不合理、档次低，不符合企业需求。同时也会影响到企业档案馆自身的发展，因此，企业档案编研工作应从这种粗加工转变到细加工上来，把企业档案编研的中心从数量扩张转至提高质量和效益上来，并根据企业决策和生产经营活动的需要，确定编研课题，克服盲目性。编研成果因经企业有关领导审查、核对后方可定稿，确保企业档案编研成果的质量，为企业提供准确及时的信息服务。

10、建立有效的文件档案管理系统，实现档案信息化管理。

传统的企业档案管理工作是以实体档案为管理对象的手工作业管理，档案管理的各项工作都围绕着实体档案来开展，但由于实行的是封闭式管理和检索手段落后，致使部分档案信息资源被闲置或浪费，给企业的发展带来一定的损失。档案信息化管理使档案管理的各项工作都以信息为管理对象，利用计算机对档案信息进行管理，档案工作中积累的电子文件和电子档案自然形成了企业电子文件中心和电子档案馆，在这种管理模式下，档案管理的各项业务工作都可以通过计算机来实现，档案工作方式从实体管理向信息管理转变，可以最大限度的提高档案的利用率，而要实现档案信息化管理，必须建立有效的文件管理计算机系统，对档案信息进行有效管理，而建立文件档案管理计算机系统首先应从改进和规范企业文件档案管理入手，结合档案管理方式的转变，改进和规范文件档案管理流程。其次，企业管理文件计算机系统应依据企业文件处理流程来进行系统的软件功能的设计，同时还要建立管理信息，如：目录信息、检索信息等，与电子文件和电子档案的内容信息的有效关联，实现对目录信息和全文信息的有效管理，为网上提供咨询、查阅、利用做好准备。

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1、建立企业档案目录中心，实现网络化服务。

目录是人们了解馆藏，认识档案工作的一个窗口，也是查询利用档案的重要工具，因此，作为一级综合档案馆，必须以自为中心，配备现代化的档案管理设备，逐步建立起本管辖区域内档案信息计算机网络系统，设立本企业、本地区档案目录中心。从调查结果看有46.2％的人希望能够实现网上利用档案，这说明用户对档案工作实现网络化管理的迫切性，也是档案利用工作发展的大趋势，而实现这一目标，就必须建立企业档案目录，把本企业内各个方面所藏档案，特别是与企业发展相关的科研、生产与经济建设方面的档案信息目录集中起来，成为企业各单位共亨财富。与此同时，我们还要以本馆目录为中心，重点采集有关单位反馈本地区内情况的历史档案目录，反映生态环境和名人生活的档案目录等；属于本馆接收范围但又不满接收年限的档案目录；有关系统行业的专题性目录，各类编研成果如大事记、文件汇编等目录，实现本企业、本区域内档案信息计算机网络化，实现馆室联网查档服务，解决各档案室分散管理造成的信息闲置。

总之，通过对“十五”期间档案利用问题及相关规律的调查研究不仅有助于我们提高今后档案利用工作的质量和效率，也为下一个五年计划的实施打下了坚实的基础。随着企业的不断发展，我们将进一步加强这一领域的研究和探讨，不断总结经验教训，使我们的利用工作更符合企业发展的需要，更主动、更贴近公众和社会。

附件：

1、“十五”期间档案情况统计报表；

2、“十五”期间利用结构人次统计表；

3、“十五”期间档案利用结构人次汇总表；

4、“十五”期间档案利用状况调查表。

油田档案利用情况及规律问题调研责任编辑：飞雪 阅读：人次