推荐阅读：例一： 150 Kensington Road Brooklyn，New York 12②，N．Y．③ June 10 1985 例二： Established 1900 TELEPHONE：CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRE SS： CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGO Ref．No． CHICAGO，ILLINOIS CODES
例一：
150
Kensington
Road
Brooklyn，New
York
12②，N．Y．③
June
10
1985
例二：
Established
1900
TELEPHONE：CHICAGO
ENVELOPE
COMPANY
CABLE
ADDRE
SS：
CALUMET
4251
2901-2917
INDIANA
AVENUE
ENVELOPE
CHICAGO
Ref．No．
CHICAGO，ILLINOIS
CODES
USED：
March
16
1982
ALL
CODES
RENTLEY’S
PRE
FERRED
注：实例中央上面Established
1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久，可证明公司的信用良好，所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州，芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字（Telephone）是电话号码，Ref．No（等于Correspondence
Reference
No．）是“信件编号”，其用途是便于索引，按此号码可将信件归案存档，因而又可称为“索引号码”。右边的细小字（Cable
Address）电报挂号，用于发收电报。这个公司只有“ENVELOPE
CHICAGO”二个字就够了，其手续费和电报费均能节省。（Codes
Used）即“使用电讯密码簿”。（All
Codes，Rentlev’s
preferred）即“在所有密码簿中，请选用（Rentley）密码簿”。
例三：
17．Philpot
Lane，London，E．C．①3，
25
April，1991
写信头还需要注意的一点是，在写日期时，要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日，按英国习惯，应写为“2ndMay，1995”按美国习惯是“May
2，1995”。
（3）收信人名址。与信封上的收信人地址相同，一般写在信纸的左上部，即在寄信日期下隔二行起写。如：
Messrs．Allen
＆
Son（1919）Pty，Ltd．，
155，Flinders
Lane，
Melbourne，
C．①1．
Australia
March
16，1991
Messrs．Smith
＆
James，Inc．
500
Nort
on
Bldg．
Seattle
4，Wash
U．S．A
写收信人地址特别要注意的是，不仅要详细，而且必须按照收信人自身所固定的写法来写，不能随意改变，因为职业、职位不同，以及在不同的国家，其头衔、区域的写法是完全不一样的。
（4）称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。这里所指的称呼，相当于中文书信“敬启者”，例如：
Dear
Sir
Dear
sirs，
Dear
Madam，Dear
Ladies，
Gentlemen：
Dear
Mesdames，
Dear
Sir
and
Madam，Ladies
and
Gentlemen：
在不同的信件中，称呼是多种多样的，但最常见的不外是Gentlemen（美国式）和Dear
sirs（英国式）二种。可见，在商贸英文书信的称呼中，由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏，所以一般不再写收信人的姓名，通常就写Dear
sirs或Gentlemen即可。只有在双方关系较为密切时，才加上人名，如Dear
Mr．Small。在这里，Dear
Sirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语，是公文中常用的，不宜直译为“亲爱的先生”。另外，由于英、美习惯的不同，还要注意在“Dear
Sirs”之后，通常用“，”号，而美国式“Gentlemen”之后，则应用“：”号。
（5）正文。这是一封信的核心部分。写作要求是要做到五个“C”，即礼貌（Courtesy）、简洁（Conciseness）、明了（Clarity）、正确（Correctness）和完整（Completeness），以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写，信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白，以保持书信应有的齐整格式。同时，一封信要按内容分成几段，不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见，商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。但要特别注意的是，商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求，即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事，不要把几件事放在一信内叙述，以利于所谈事情能及时得到处理。
（6）结束语。是指在正文之后，签名之前所使用的客套用语，一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。常用的客套语是：Yours
truly（你的真诚的），Yours
sincerely（你的忠诚的）Yours
faithfully（你的忠实的），等等。
在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中，还可用Yours
most
Cordially（你的最真诚的）或Yours
respectfully（你的恭顺的）等。
（7）签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称，相当于我国的签字盖章。在商贸英文书信中，签名通常要占三至四行，第一行常用作公司名称，全部要用大写；第二行用于个人签字，通常是既有签名，又有打印名，以便易于辨认签名；第三行常用于签名人的头衔。例如：
Yours
truly，
FIDELITY
TRADING
CO．ING．
（签
名）
H．B．Haslehurst
General
Manager
Very
truly
yours，
I．T．INPORMATION
（签
名）
Director
h
ose
M．Net
Very
truly
yours，
UNITED
EXPORTERS
COMPANY
（签
名）
Max
de
Hes
Very
truly
yours，
LEWERS
＆
COOKE，LIMITED
（签
名）
E．W．Twelmeyer
Purchasing
Department
Very
truly
yours，
STERN，MCRGENTHAU
＆
CO．，INC．
（签
名）
Edward
N．Megay
Machinery
Division
在商贸英文书信中，即使是对认识的收信人，也要签上全名，即使信是打印的，也要亲自签名。在签名后打印上写信人的职务是很重要的，这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。
商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外，有的信还要注明收发信编号，载入特别注意事项，如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等（当然这些都不是必需的，可视情况而定。），都有其固定的位置。如下图：
发文编号
收文编
号
信头
日期
收信人名址
特别指定阅信人
称
呼
书信主题
正
文
结
尾
签
名
附
件
