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优化管理模式提高理财质量 优化管理模式提高理财质量 优化管理模式提高理财质量
内容摘要:根据财务工作的计划性、指导性、严肃性、规范性和法制性,本文总结和探讨了优化财务管理模式的方法与途径,这将为改进和提高理财质量奠定良好基础。
财务工作面向广大师生员工,倍受人们瞩目和重视。它已成为教学、科研、管理和后勤等工作系统中的生命源泉。如何确保学院深化教学改革,提高办学质量总体目标的实现,配合学院各项评比、检查、监督和激励措施的全面实施,将成为财务处现在和今后的主要任务。
一、确定工作使命强化服务意识
从系统科学的角度看,由学院到部门,再到每个科室形成了大环套小环的网络体系。而从管理科学的角度看,却要求学院各职能部门形成小环保大环、一环促一环的良性循环体。因此,应该把每个部门真正建设成为富有战斗力的基层堡垒,实现学院上水平、上质量、上层次的战略目标。为此,根据财务处事前统筹设计、事中协调服务、事后反馈监督的职能,本着群策群力的原则,确定了财务处“严谨、快捷、诚恳、奉献”的工作使命,并由此产生了每个人挂牌服务的承诺。这一措施使财务处把提高工作质量、讲求办事效率、强化服务意识、树立文明形象和倡导奉献精神作为建处根本,以激励和鞭策每位工作人员为建设优良秩序,创造和谐氛围的财务处而努力拚搏。
为了调动全处人员不断发扬自觉工作、自我管理、自我服务和自强不息的奋斗精神,在内部管理上实行了“岗位责任制”和“值周科长负责制”。这两个制度的推行,使全处上下权责对等、程序明确、关系协调。特别是通过值周科长负责制的贯彻执行,把财务处的业务关系协调、劳动纪律考核、安全卫生和储蓄值班四个方面工作按照每周轮班的方式,由一名科长带领三名成员全盘负责,做到天天有记录、周周有讲评。通过每周一早上例会制度,由处长和值周科长对上周情况进行工作总结,表扬鼓励先进、找出存在问题,布置本周工作。这样,既为每位科长和工作人员创造了一个展示能力发挥才干的良好机遇,又使财务处整体工作处于计划、执行、改进、提高的正规循环之中,也进一步增强了财务处的凝聚力、向心力和战斗力,极大地调动、激发了全体工作人员的主人翁精神和责任感,建立起从下到上、从局部到整体的工作体系。
二、制定工作规划明确努力目标
财务处的职责就是准确、及时、规范、足额地为学院教学、科研、行政和后勤等部门提供资金,成为它们坚强的经济后盾。从现代产品的概念出发,工作绩效的测度应通过工作数量和工作质量来综合反映。为此,财务处在制度建设、文明形象、业务技术和管理方式等各方面都制定了年度和学期规划,进一步明确了本处和每位工作人员的努力目标。这些规划包括了两大方面的工作,一是资金的使用方向及额度配置,二是财务管理的规范建设及效果监控。资金使用方向及额度配置工作的过程可分为三个阶段:第一个阶段是制定年度预算,即根据教学、科研、行政和后勤等各方面工作的量度,按部门分项目制定经费配置额度计划,再按项目汇总平衡,根据量入为出、突出重点、挖掘潜力、略有节余的原则,经过部门、财务处和院长办公会三上三下的反复讨论而形成正式年度预算。第二阶段是制定月份用款计划,根据年度预算额度特别是各部门各项业务开展的规律性和节拍性,以及当月上级财政拨款和自筹经费的总量,安排各个部门的用款计划。第三个阶段是经费进度执行情况的分析,即对各部门及其分项目预算的进度进行分析。通过累计用款额度与年度预算的对比,来平衡各部门的用款节奏,并由此为下个月份配置经费提供数量化依据。这样,把年度预算、月份用款和日常控制有机地结合起来,形成由近及远的滚动计划。财务管理的规范建设及其效果的监控可分为三个阶段:第一个阶段是各项财务管理制度的建立与制定阶段。目前正在执行并已取得显著效果的有经费管理暂行规定、专项工程立项及其预决算办法、学费收缴的暂行规定、经费报帐审批权限和报帐时间的规定、会计基础规范规定、水电费承包办法和乘车里程票制度等等。这些会计法规和财务制度的建立真正实现了业务归口、权责对等、财务公开、相互制约。第二个阶段是对上述各项财务管理制度的贯彻执行。由此使各个部门在用款额度申请、借款期限、报帐方法、签字过程、结算规定等各个方面都进一步明确了要求,使财务处工作人员每处理一笔业务都有法可依,使来办事的每一位师生都有章可循。进而使财务程序明确化、制度规范化、要求具体化,也进一步协调了财务处与各个部门之间的工作关系。第三阶段是各项财务管理制度的充实和完善阶段。随着我国社会主义市场经济体制的不断深入发展和社会环境的变化,在资金的投入方向、财务制度的严密程度、会计制约的监督方式、帐务处理效率与经费使用效果等各个方面都会出现新的情况和新的问题。这就要求在财务管理的实践过程中,及时补充和修订各项会计法规和财务制度,真正体现财务工作的严肃性、规范性和法制性。
通过制定财务处工作规划和建立较为完善的财务制度,再有步骤、有组织、有目的、有检查地落实和执行这些工作规划和财务制度,对学院的教学、科研、管理和后勤服务等各方面工作起到了保证和促进作用,也真正实现了财务处事前统筹设计、事中协调服务、事后反馈监督的职能。
三、密切协作关系实现重点调配
财会工作的特点就在于它要求财务程序明确化、制度规范化、办事公开化、把关双向化。为适应这一规律,财务处利用牌匾形式绘制出报帐程序图,标明经费申请、登记、借款、签字、核算的具体过程,使办事人员一看就明白自己要做的工作有哪些、其先后顺序如何。按照财会实务流程,本着“高内聚、低耦合”的原则(即财务处每个科的职能尽量专一化;科间的业务以实务流程的纵向分段,而尽量避免横向交叉),将全处划分为预算管理、会计、出纳、收费、资金结算五个科室,并在每个科配备业务能力和责任心较强的一二个带头人,形成科长领导下的窗口分工负责制模式。这样,使财会人员业务分工明确、履行职责清晰、完成工作具体,逐渐提高了自身素质和工作效率。为了让全院广大教职工对财务工作给予更多的理解、更大的支持和更好的监督,根据财务预算的执行情况,财务处定期召开全院各部门领导参加的财务运行状况分析会。通过收支对比、预算进度分析和历史年度纵向分析,使各级领导和教职工对年度、季度和月份的经费投入方向、额度和重点项目有了较为充分的了解,以便采取一些积极配合的措施和方法。特别是由于每年学费、宿费收缴工作在九月份进行,而学院的教学、科研、管理和后勤工作对资金的需求却是持续渐进的,为解决这种时滞性所带来的资金短缺的难题,财务处积极向省财政和省教委申请拨款,从开户银行抽出基建抵押款,合理调配经费使用额度和进度,确保了全院教学、科研中的重点项目和人员经费、水电费等刚性支出。同时,对设备购置、专项工程、取暖燃料等费用额较大的支出,根据相应工作的季节性、急需性,以交纳订金或部分付款方式来重点调配,保证了全院各方面工作的正常、稳定、有序地进行。
四、加强基础工作达到规范标准
财务工作表现为日记、月累、年汇帐的节拍,其基本职能体现为核算与监督二个过程。会计核算投入的是各种原始凭证,而产出的是各种帐簿和报表。为使帐簿均成为“合格产品”,就必须加强会计核算过程的监督力度。其监督过程分为三个阶段:第一阶段是结合我校具体情况制定了“关于会计基础工作规范的要求与规定”,使全处工作人员从思想上重视加强会计基础规范工作,树立财务质量意识。第二阶段是贯彻执行会计基础规范的规定,使受理的每一张原始凭证达到项目齐全、数字清晰、签字完整、帐实相符。第三阶段是检查评价阶段,对每一笔进出帐目的原始凭证和记帐凭证实行所在科室科长全部稽核与处长重点抽查相结合的方法,及时地处理一切可能存在的问题。
经过近两年的努力工作,全院教职工对财务处加强会计基础规范建设从认可到积极协作与支持,使财务处的综合工作质量又提高了一个层次。财务管理具有其特定的指导性、计划性、方向性和规律性。在实践过程中,我们只有坚持它的指导性、强化它的计划性、把握它的方向性、遵循它的规律性,才能取得更加满意的效果。
