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一、内部控制的含义
内部会计控制,是单位为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。保证会计信息的真实性是内部控制发展的主线,会计控制是企业内部控制的核心。在内部控制中,内部审计具有一定的约束性和监督性,利用内部审计的有效沟通与协调,企业可以通过建立团队合作的文化氛围,防止“越权、侵权、强权甚至滥用职权”等行为的发生。我国内部控制的现阶段可以说是一个过渡阶段,由消极防弊向积极兴利发展。但内部控制发展至今的理论基础仍然比较薄弱。
二、河北太行机械公司内部控制存在的问题及成因分析
河北太行机械工业有限公司成立于1968年,通过对该企业近三年的财务状况表的分析我们看到,该企业的财务效益状况不太好。总资产周转次数和流动资产周转次数均低于行业水平,说明企业资产管理存在问题。大量的闲置资产,使企业面临一定的财务风险和经营风险。正是由于内部控制的失效,导致了企业存在货币资金管理和物资管理方面的问题。内部控制在发挥作用的同时,也存在着固有的局限性,这些局限性会影响到企业内部控制的执行效果。内部控制在执行中受人为错误的影响,受成本效益原则的约束,受串通舞弊的限制,受管理越权的限制,受制度的限制。其内部控制存在的问题除以上固有的局限外,还有以下几方面原因:
1.公司管理层对内部控制的目标及对象的理解存在偏差。作为大型国有企业,虽然制定了较为全面的内部控制制度,但并未较好地去执行落实。同时,管理人员对内部控制的认识还存在偏差。首先,内部控制目标定位太低。内部控制的目标不仅仅包括防止会计信息失真的财务报告目标,还应包括提高企业经济效益的经营性目标。其次,内部控制制度适用于企业中的每一个成员,任何人都需要遵守。该公司有些领导不顾有关的职责分离、授权批准等内部制度要求,认为内部控制是针对一般员工制定的,与自己无关系,从而造成了管理上混乱。
2.公司制度不健全,缺乏完善的内部控制规范体系。作为大型国有企业的改制公司,其缺乏相应的激励与约束机制。经营者可能为了自己的利益而利用职权浪费资产,出于私心而不去重视内部控制的建设,或者建立了较好的内部控制却不认真去执行,从而加重了企业制度的不健全,形成恶性循环。
3.公司机构设置不合理。受过去计划经济体制的影响,公司存在着机构繁复、管理层次多等问题,造成部门间缺乏足够的信息沟通与交流,难以达成良好的协调。同时,其二级单位及子公司没有专门的内部控制机构,其内部控制的职责由审计、财务部门代为行使,不利于内部控制的执行。
4.公司治理结构不完善,没有形成有效的内部控制执行体系。公司在进行改制前内部控制就存在,但强化企业内部控制建设,把内部控制作为企业的一项重要工作是从2000年以后开始的。虽然外因的变化是促进其内部控制发展的巨大动力,但其内因却没有发生太大变化。虽然形式上也建立了法人治理结构,但还很不规范。
5.企业对文化建设不够重视。企业内部控制制度的贯彻执行有赖于企业文化建设的支持和维护。在良好的企业文化基础上所建立的内部控制制度才能得到有效执行,但该公司员工对自己企业的企业文化以及在内部控制制度建设中的作用却知之甚少。
6.外部监督机制不健全。会计师事务所承担着社会监督的责任,虽然也对国有企业内部控制进行评估,但由于缺乏科学的标准,不能形成有效的监督。国资委承担着政府监督的责任,但其力量十分有限。不能形成有效监督的主要原因是没有一套科学的内部控制评价标准,以及专门的评价机构。
三、完善河北太行机械工业有限公司内部控制的对策建议
2.进行全面的风险评估。将风险评估作为主要的控制手段。企业控制能力越差,其潜在的损失和风险就越大。因此,将内部控制纳入风险管理是企业愿意接受的方式,从而使得内部控制的实施更富有效果。
3.建立良好的控制措施。建立授权批准及集体审批制度。在处理经济业务时,必须以授权批准来进行控制。同时,企业在遇到重大问题需要进行决策时,应避免个人意愿,建立集体审批制度,避免因个人主观原因做出不公正决定。
4.增强信息流动与沟通。一个良好的信息系统有助于提高内部控制的效率和效果。这就要求河北太行机械工业有限公司必须对获得的适当信息进行沟通,确保组织中的每个人都清楚地知道其所承担的特定职责。
5.加强企业内部监督检查。内部审计,是指由河北太行机械工业有限公司内部机构或人员,对其内部控制的有效性、财务信息的真实性和完整性以及经营活动的效率和效果等开展的一种评价活动。内部审计对内部控制具有检查、监督、评价的职能。内部审计部门的独立性和权威性,赋予了该部门行使对内部控制进行再监督和再评价的重要职能。
加强内部控制是社会经济发展的必然要求。通过企业员工的团结合作,相互激励,内部控制一定可以发挥其应有的作用,推动企业不断创新。只有建立了行之有效的内部控制体系,企业才能健康、持续发展。
